توانایی یا ناتوانی هر کس به‌ویژه مدیران، در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، یکی از عوامل مهم در موفقیت یا شکست خود و مدیریتشان است. امام علی (علیه‌السلام) می‌فرمایند: «هرکس در برنامه‌ریزی واپس مانَد، نابودی‌اش پیش افتد» (غررالحکم، 8045). برنامه‌ریزی موجب در اختیارگرفتن (کنترل) و صرفه‌جویی در زمان می‌شود. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست‌یافتن به هدف است. زمان گران‌بهاترین دارایی شماست. نمی‌توانید آن را ذخیره یا پس‌انداز کنید، و چون از دست رفت، نمی‌توانید آن را از نو ایجاد کنید. هر کاری نیازمند زمان است و هرچه بهتر از زمان خود استفاده کنید، دستاورد و پاداش بیشتری به شما تعلق می‌گیرد. به قول پیتر دراکر، از برجسته‌ترین نظریه‌پردازان مدیریت در جهان، «تا زمان را مدیریت نکنیم، نمی‌توانیم چیز دیگری را مدیریت کنیم.»
آن میزان مدیریت که از زمان در زندگی خود دارید، تعیین‌کننده میزان آرامش درونی و حال خوش ذهن و روان شماست. احساس نداشتن مدیریت زمان، منبع اصلی استرس و افسردگی است1. استفاده درست از زمان، فرصت‌ها را پدید می‌آورد؛ فرصت‌هایی که همچون ابرها در گذرند (نهج‌البلاغه، حکمت ۲0) و از منظر استاد مطهری لازمه موفقیت و سعادت آدمی هستند: «سعادت‌ها و موفقیت‌هایی که نصیب بسیاری از افراد شده‌اند و می‌شوند، بیش از آن مقدار که به استعداد و لیاقت آن‌ها مربوط باشند، به هوشیاری و بیداری و استفاده کردن از فرصت‌ها مربوط می‌شوند و همچنین بدبختی‌ها و محرومیت‌های دسته دیگر، بیشتر به واسطه هدردادن وقت‌ها و از کف‌دادن فرصت‌هاست، نه از بی‌لیاقتی و بی‌استعدادی» (مطهری. ج 22، ص 300).
در این یادداشت2 نکاتی درباره برنامه‌ریزی و مدیریت زمان بیان شده‌اند که می‌توانند درخشنده‌ترین دوران زندگی و مدیریت شما را رقم بزنند، منوط به آنکه:
۱. برای مدیریت و استفاده درست از زمان و رسیدن به حداکثر اثربخشی، اشتیاق سوزان داشته باشید.
۲. برای کاربست مستمر مطالب قاطعیت و عزم راسخ ایجاد کنید، تا این رفتار در شما به عادت تبدیل شود.
۳. نظم و انضباط داشته باشید تا اقدام منظم و حرکت‌های منضبط انجام دهید. این موضوع به گفته برایان تریسی مهم‌ترین کلید موفقیت در زندگی است.
بنابراین قول دهیم که متعهدانه، با جدیت و منضبط، با مطالب ذکرشده در دو بخش برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، همراه شویم! بخش برنامه‌ریزی در این شماره و بخش مدیریت زمان در شماره بعد تقدیم خواهم شد.
برنامه‌ریزی
در اینجا مراد ما از برنامه عبارت است از مجموعه‌ای از اقدام‌ها، مراحل، گام‌ها و فرایندهایی که ما را به هدف می‌رسانند. بر این اساس، نخست باید هدف‌گذاری کرد. پس از آن، مجموعه اقدام‌های لازم برای رسیدن به هدف را در کنار کارهای معمول خود مشخص کنیم. سپس لازم است با توجه به اینکه اقدام‌های گوناگون اهمیت و فوریت یکسانی ندارند، آن‌ها را اولویت‌بندی کنیم. در آخر نیز زمان اقدام‌های مربوطه را با توجه به نکات مدیریت زمان مشخص می‌کنیم.
هدف‌گذاری
مقصود هر برنامه، تحقق هدف مشخصی است. به‌طور معمول، همه‌ساله بسیاری از افراد برای خود اهدافی در نظر می‌گیرند. اگر شما تاکنون اهداف محقق‌نشده‌ای داشته‌اید، لازم است ابتدا در این مورد آسیب‌شناسی کنید و علت را دریابید. این امر چراغ راه تحقق اهداف آینده است و چنانچه شما تحلیل درستی از گذشته نداشته باشید، نمی‌توانید برای آینده برنامه درستی طراحی کنید. پیامبر اعظم(صلی‌الله علیه وآله) فرمودند: «مؤمن از یک سوراخ دو بار گزیده نمی‌شود» (بحارالانوار، ج ۱۹: ص ۳٤٥). بنابراین، به فرمایش امام علی(علیه‌السلام): «از گذشته دنیا برای آینده‌اش عبرت بگیر، زیرا همه اجزای آن شبیه یکدیگرند» (نهج‌البلاغه، نامه 69).
هفت دلیل متداول شکست در اهداف
۱. شفاف‌نبودن هدف.
۲. واقع‌بینانه نبودن هدف.
٣. مرورنکردن هدف.
٤. پشتکارنداشتن برای رسیدن به هدف.
٥. تمرکز کافی نداشتن بر هدف.
٦. برنامه‌نداشتن برای تحقق هدف.
۷. منفی‌بافی و ترس از شکست در مسیر هدف.
اگر هر یک از دلایل مزبور همچنان در شما وجود دارد، نخست باید در رفع آن‌ها اقدام کنید تا چنین موانعی برای تحقق اهداف آتی شما زدوده شوند. در این حال، بی‌توجهی یا تأخیر در آن، موجب ریشه‌دارشدن و دشوارترشدن رفع آن‌ها خواهد شد.
پنج میم هدف
هدف باید پنج ویژگی داشته باشد:
۱. مشخص: این وضوح باید به‌گونه‌ای باشد که هرکسی با شنیدن آن، برداشت درست و واحدی داشته باشد. برای مثال، بهبود و سامان‌یافتن اوضاع شغلی و مالی و داشتن تعادل شخصیتی نمی‌تواند هدف باشد، چرا که کلی و دارای تفسیرهای گوناگون است و واضح و مشخص نیست.
۲. مدت‌دار: برخی هدف مشخصی دارند، ولی زمان آن را منظور نکرده‌اند. این شرایط موجب به تأخیر و تعویق‌انداختن اقدام‌های مربوطه خواهد شد.
۳. مفید: مفید و متعالی بودن هدف، دلیل ارزشمندی به ما می‌دهد تا در سختی مسیر آن، استقامت کنیم و از ادامه راه دست نکشیم.
۴. ممکن: هدف ما باید امکان وقوع داشته باشد. به قول مولوی در مثنوی، آرزو می‌خواه لیکن اندازه خواه، برنتابد کوه را یک برگ کاه. هرچند آرزو با هدف متفاوت است و این ویژگی‌ها را ندارد.
۵. مکتوب: هدف باید نوشته شده باشد. به قول برایان تریسی در کتاب «قورباغه‌ات را قورت بده!» یک برگ کاغذ که هدفتان را در آن نوشته باشید، معجزه می‌کند. او معتقد است، فقط سه درصد از افراد این‌چنین هدف را تعیین و مکتوب می‌کنند. شاید به همین دلیل است که ۹۷ درصد از افراد به اهدافشان نمی‌رسند!
پنج میم به‌هدف‌رسیده‌ها!
افرادی هم که به اهدافشان می‌رسند، پنج ویژگی دارند. به عبارتی، افزون بر دارابودن پنج ویژگی هدف، شما نیز باید پنج ویژگی داشته باشید تا مانند انگشتان بازشده دو دست، وقتی در میان یکدیگر قرار می‌گیرند، شما نیز به هدفتان برسید. افراد به‌هدف‌رسیده چنین‌اند:
۱. مثبت‌نگر: این افراد شرایط را مثبت می‌بینند و امیدوارانه به پیش می‌روند. در اینجا خوش‌بینی غیرمعقول و اقدام‌های غیرمنطقی موردنظر نیست.
۲. مرورگر: ایشان هدفشان را مقابل خود قرار می‌دهند و هر روز آن را مرور می‌کنند.
۳. متمرکز: این افراد روی هدفشان متمرکز هستند و به این ترتیب در این راه قدرت پیدا می‌کنند. برخلاف برخی که از این شاخه به آن شاخه می‌کنند و هرچه را به ذهنشان می‌رسـد انجام می‌دهند و هر پیشنهادی را می‌پذیرند.
۴. مشتاق: این افراد شوق دستیابی به هدف دارند. دائم در رؤیای آن هسـتند و این اشتیاق به آن‌ها پشتکار می‌دهد.
۵. متعهد: افرادی که به هدف خود می‌رسند، کسانی هستند که پای هدفشــان می‌ایسـتند و هیچ مشکل یا بهانه‌ای مانع از تحقق و تعهد آن‌ها برای رســیدن به هدف می‌شود.
دو سؤال کلیدی
برای شفاف‌سازی هدف و تحقق آن، لازم است به این دو سؤال کلیدی پاسخ دهید:
۱. چرا می‌خواهم به این هدف برسم؟ این چرایی برای شما ارزش می‌آفریند. هرچه پشت هدفتان ارزشمندی بیشتری باشد، تعهد دستیابی بیشتر می‌شود و پشتکارتان افزایش می‌یابد. به عبارت دیگر، شما فقط پای هدفی می‌ایستید که کلی برای آن حرف و دلیل ارزشمند دارید.
۲. چگـونه می‌خواهـم به این هـدف برسـم؟ در اینجا لازم است شما فهرستی از تمامی اقدام‌های لازم برای رسیدن به هدف خود را تنظیم کنید. این فهرست‌نویسی در پی هدف‌گذاری می‌آید. گفتنی است، هریک از ما در برنامه‌های زندگی و معمول خود نیز لازم است اقدام‌هایی را انجام دهیم که از فهرست آن‌ها نیز نباید غافل شویم.
اولویت‌بندی
اکنون زمان آن فرارسیده است که گام بعدی را برداریم؛ یعنی اقدام‌ها را اولویت‌بندی کنیم: برای اولویت‌بندی کارها سه مدل مشهور وجود دارد که بر اساس هریک از آن‌ها می‌توانید کارهای خود را اولویت‌بندی کنید:
مدل الفبایی
مجموعه اقدام‌های فهرست‌‌شده، یا در قالب الف هستند، یا ب یا پ.
- اقدام‌های الف یعنی کارهایی که شما باید انجام دهید. این اقدام‌ها هم شامل سه بخش هستند.
1. اقدام‌هایی که حتماً باید انجام شوند، و اگر نه عواقب منفی جدی دارد.
2. اقدام‌هایی که بهتر است انجام شوند و انجامندادنشان عواقب کمتری دارد.
3. اقدام‌هایی که انجام‌دادنشان خوب است، ولی انجامندادنشان عواقبی ندارد.
نکته حائز توجه این است که اگر اقدام‌های ردیف ۱ باقی مانده‌اند، به سراغ اقدام‌های ردیف‌های ۲ یا ۳ نمی‌رویم و به همین ترتیب برای ردیف ۲ نسبت به ۳.
- اقدام‌های ب یعنی اقدام‌هایی که لازم نیست خودمان انجام دهیم، بلکه لازم است آن‌ها را به دیگری واگذار کنیم. از آنجا که انجام این کار برای برخی دشوار است یا به‌درستی انجام نمی‌شود، توجه به چند نکته ضروری است:
ـ به کسی واگذار کنید که حدود 70 درصد توانایی شما را دارد (کمالگرا و سختگیر نباشید).
ـ جرئت و روحیه تفویض داشته باشید و زمینه رشد فردی را که آمادگی پذیرش کار را دارد فراهم کنید.
ـ از تسلط شدید پرهیز کنید و برای شیوه انجام کار تا حصول نتیجه موردنظر به فرد اختیار و آزادی بدهید.
- اقدام‌های پ یعنی آن‌ها را با قاطعیت پاک کنید، چرا که این کارها شما را به هدف نزدیک نمی‌کنند و به شما آسیب می‌زنند.
می‌توانید در فهرست اقدام‌ها، کنار کارهای الف، یک مربع بگذارید که هرگاه آن‌ها را انجام دادید، داخل آن‌ها علامت بزنید. کنار کارهای ب فلش و کنار کارهای پ ضربدر بزنید.
مدل جدولی
در این مدل، کارها بر اساس دو بُعد اهمیت و فوریت، به چهار گروه تقسیم می‌شوند:
۱. ضروری شامل کارهای مهم و فوری است که لازم است این کارها را در اولین فرصت انجام دهید، چرا که به لحاظ زمانی قدرت آزمایش ندارید.
۲. تأثیرگذار شامل کارهای مهم و غیرفوری است. پیشرفت و تأثیر فوق‌العاده شما در زندگی به این گروه از کارها وابسته است. به همین دلیل تصمیم بگیرید برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی و با توجه به داشتن فرصت کافی، زمان انجام آن‌ها را مشخص کنید. اگر چنین نکنید، این گروه از کارها با گذشت زمان به گروه ضرورت تغییر پیدا می‌کند.
۳. فریب‌دهنده شامل کارهای غیرمهم و فوری است. این گروه از کارها را که غالباً به فضای مجازی مربوط است به دیگران واگذار کنید. نکته حائز توجه این است که گاه انجام این کارها حس ارزشمندی به فرد می‌دهد؛ در صورتی که بازدارنده از کارهای مهم است.
۴. تلف‌کننده شامل کارهای غیرمهم و غیرفوری است. این کارها را نباید انجام داد و باید حذف کرد.
مدل پارِتو
اقتصاددان ایتالیایی، ویلفردو پارتو3 معتقد بود ۲۰ درصد زمان، منابع یا تلاش، ۸۰ درصد نتایج و ارزشمندی را ایجاد می‌کند (گفتنی است که پیتر دراکر این نسبت را ۱۰ به ۹۰ می‌داند.). بر این اساس، فهرست اقدامات را بررسی کنید و بیندیشید هر یک از کارها جزو 20 درصدی است که 80 درصد ارزشمندند، یا جزو 80 درصدی است که فقط 20 درصد ارزشمندند؟ به این ترتیب کارهایتان را اولویت‌بندی کنید.
گام آخر این است که کارهایتان را زمان‌بندی کنید. اینکه مشخص کنید برای انجام هر کار چه میزان زمان لازم است و چه موقع آن را انجام دهید. گفتنی است، دشمن مدیریت زمان، پرداختن به کارهای کم‌اهمیت، آسان، راحت و لذت‌بخش است. متأسفانه ما عادت کرده‌ایم در ابتدا این‌گونه کارها را انجام دهیم. پس برای انجام کارهای مهم وقت کافی باقی نمی‌ماند. در صورتی‌که اگر کارهای مهم را در ابتدا انجام دهیم، برای بقیه کارها زمان خواهیم داشت! برای بازنمایی این موضوع مهم، با استفاده از رمزینه روبه‌رو فیلم کوتاهی را مشاهده کنید.
گفتنی است، رعایت اعتدال در تقسیم‌بندی اوقات شبانه‌روز، به‌ویژه وقت‌گذاری برای تفریحات سالم، مهم است. در این خصوص امام کاظم علیه‌السلام فرمودند: «بکوشید که اوقات شبانه‌روز شما چهار قسمت باشد:
1. قسمتی برای مناجات با خدا؛
2. قسمتی برای تهیه معاش؛
3. قسمتی برای معاشرت با برادران و افراد مورد اعتماد که عیب‌های شما را به شما می‌فهمانند و در دل به شما اخلاص می‌ورزند؛
4. قسمتی را هم در آن خلوت کنید برای درک لذت‌های حلال [و تفریحات سالم]. به واسطه انجام این قسمت است که بر انجامِ وظایف آن سه قسمت دیگر توانا می‌شوید (تحف العقول، ص 409) .»
پی‌نوشت‌ها
1. تریسی، برایان (۱۴۰۰). مدیریت زمان، ذهن آویز.
2. در این یادداشت از نکاتی که آقای سید مجتبی حورائی در همایش برنامه‌ریزی و مدیریت زمان ارائه کرده بودند استفاده شده است.
3. Vilfredo Federico Damaso Pareto (1848-1923)
منبع
1. حرانی، ابن شعبه. تحف‌العقول عن آل الرسول. ترجمه صادق حسن‌زاده (1382). قم. آل علی.
2. مرتضی، مطهری (1395). مجموعه آثار. تهران. صدرا.